Funciones y Procedimientos

FUNCIONES DE CARGOS

ADMINISTRACION

Gerente: Tiene como deber representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización, dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos. Conoce las actividades generales del día en el Hotel. Mantiene el correcto funcionamiento del hotel en general, Dirige las funciones administrativas. Supervisa el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del personal, analizando la eficiencia del desempeño del trabajo. Revisa los reportes mensuales de todas las áreas. Realiza seguimiento y control del presupuesto de ingresos y egresos. Supervisa los estados financieros. Planea y coordina las reuniones de trabajo con el personal.

Realiza una evaluación mensual de los comentarios de los clientes. Autoriza las compras. Autoriza los cheques. Mantiene una excelente comunicación con todo el personal. Evaluar y retroalimentar periódicamente a los empleados. Delega autoridad a los altos medios y fijar la responsabilidad de cada persona. Traza y especifica que es lo que tiene y ofrece el hotel. Motiva al personal para actuar en forma conjunta y eficaz. Mediante objetivos y valores comunes.

JUNTA DIRECTIVA: Debe establecer la visión y misión de la organización, discutir y votar sobre asuntos de alta prioridad para la organización, desarrollar las políticas internas y contratar y evaluar al personal ejecutivo de la organización.

Además, la junta directiva deberá aprobar el presupuesto general de la organización, establecer planes estratégicos, y llevar a cabo actividades para la recaudación de fondos.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD: Realiza un minucioso control y registro de todas las operaciones que involucren dinero dentro o en nombre de la empresa. Fundamental para tomar decisiones, estrategias a seguir, planificación y métodos. Además de la parte relacionada con lo fiscal y financiero, los registros contables se utilizan en: gerencia para toma de decisiones, compras para evaluación de los costos, ventas para áreas propicias para promocionar el hotel

DEPARTAMENTO DE RELACIONES HUMANAS: Se encarga de todo lo concerniente al personal del hotel. Verifica que la información proporcionada por el personal sea confiable, controla que la información de los expedientes del personal sea confidencial, analiza, evalúa y planifica procesos de reclutamiento, selección y contratación del personal, realiza programas de capacitación y evaluación.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS: Suministra el material necesario para que las distintas áreas realicen su tarea. Puntos de control: precios de los productos, condiciones de pago, calidad de los productos, vencimientos y pagos de facturas

ALIMENTOS Y BEBIDAS

CAPITÁN DE MESEROS: Es quien dirige a todos los meseros incluso el puede atender mesas, o por lo general es el que recomienda algún platillo como las especialidades de la casa o algún vino en particular, también es el encargado de asignarle tareas a los meseros y de ver que las mesas una vez que se desocupan estén limpias, así como ver que el mesero este atendiendo bien y que tenga todas sus herramientas de trabajo.

CHEFF: Es el encargado de la organización general de la cocina, elabora y compone los menús, Hace los pedidos de materia prima, responsable por la utilidad de la cocina Contrata personal necesario, Capacita a su personal, Supervisa la cocina a la hora del servicio, Asesora a la gerencia en la compra de los equipos y en muchos casos es responsable, en parte o completamente por el almacén, sala de lavado, etc.

AUXILIAR COCINA: Apoya a los cocineros en la preparación de los alimentos, Selecciona víveres para la preparación de los alimentos, Ejecuta el mantenimiento, limpieza del ambiente, utensilios y materiales a utilizarse para la preparación de los alimentos, Colabora con la limpieza de la planta física, Atiende en servicio de raciones alimenticios a los comensales

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO: Se encarga del mantenimiento y reparación del equipamiento del hotel. Debe estar capacitado para manejar electricidad (instalaciones, iluminación, etc.), plomería (desagüe, cañerías, sistema agua caliente, etc.), calefacción, refrigeración, aire acondicionado, mantenimiento general (pintura, carpintería, etc.)

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD: Se encarga de vigilancia: de todas las áreas del hotel, de que el personal esté en su lugar de trabajo, cuidado del orden público. Seguridad: que no sean extraídos objetos del hotel, en caso de existir un problema; evitar la intervención de la policía, proteger a los cajeros, ingreso de personas no deseadas, evitar desórdenes o disturbios.

FUNCIONES DEL BARMAN: Conoce todos los tipos de bebidas usadas en el bar. Debe conocer el almacenamiento correcto de los vinos. Debe conocer la preparación de bebidas compuestas. Debe conocer el tipo de cristalería donde servir cada bebida. Levanta inventarios para solicitar lo faltante al almacén. Llena requisiciones al almacén. Sirve bebidas. Elabora junto con el cajero de bar el informe de control de botellas cerradas vendidas, Elabora una pequeña exposición de bebidas para promocionar y atraer nuevos clientes. Cierra el bar y protege todos los artículos. Distribuye y evalúa las tareas de su ayudante.

ALOJAMIENTO

CAMARERAS: Realiza de manera cualificada la limpieza y arreglo de las habitaciones y pasillos, así como del orden de los objetos de los clientes. Controla el material, productos de los clientes y comunicar a sus responsables las anomalías en las instalaciones y los objetos perdidos. Realiza la atención directa al cliente en las funciones propias de su área y las labores propias de lencería y lavandería.

FUNCIONES DE AMA DE LLAVES: limpieza y mantenimiento, entrenamiento de personal: Cada empleado del hotel debe ser entrenado para relacionarse con sus compañeros, relacionarse con otros departamentos del hotel y con los clientes. Suministros y equipos pedidos, almacenaje, control, re-ordenar, ama de llaves junto con el contralor puede tener un patrón de la vida útil de los equipos usados. Trabajo de oficina: son todos los reportes que se deben llevar. El más voluminoso es el de horario para llevar un buen record del pago dada la gran cantidad de empleados.

FUNCIONES DE RECEPCIONISTA: Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones. Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida. Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado. Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado. Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

JEFE DE RECEPCION: Define funciones de puestos, Interviene en el proceso de reclutamiento de personal. Participa en las reuniones diarias con los demás jefes de departamentos Elabora los horarios de trabajo del personal de recepción, Revisa la facturación de las cuentas de los huéspedes. Mantiene actualizada la capacitación del empleado.

FUNCIONES DE BOTONES: Se encarga de recibir y dar la bienvenida al huésped, Dar y recibir llaves de las habitaciones, Acompaña al huésped hasta la habitación, Lleva su equipaje hasta la habitación, Comunica a los distintos departamentos la llegada del huésped.

FUNCIONES DEL AUDITOR NOCTURNO: Verifica el trabajo de los cajeros de recepción. Verifica que los servicios se hayan cobrado según la lista de precios y tarifas estipuladas por el hotel. Separa los ingresos por departamento, lavandería, restaurante, bar, Room Service, teléfonos, reservaciones, anticipos, banquetes y eventos. Atiende la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes durante la noche. Realiza el check in y el check out que ocurra durante el turno. Chequea y verifica que todos los huéspedes tengan la tarifa correspondiente, de acuerdo a la habitación que tenga, si es corporativa o reservación de agencia de viajes. Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuantas personas llegan al hotel de otra nacionalidad. Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya cargado el restaurante en un cheque de consumo. Chequea el cambio del dólar. Chequea o revisa los City Ledger de los huéspedes que estuvieron de salida ese día. Chequea el folio de atenciones VIP. Cuadra los cierres los puntos de ventas de alimentos y bebidas, que les envían los cajeros departamentales en caso de que los haya, sino el encargado debe cerrar la caja. Cuadra todos los cargos con tarjetas de crédito. Elabora un informe con todos los vouchers de tarjetas de crédito, detallando cada una de ellas y los emite en la caja fuerte del hotel.

FUNCIONES DEL RECREACIONISTA : Se encarga de organizar actividades que vinculen al cliente con el entorno y con la comunidad, asi mismo propone, ejecutar y organiza programas de recreación teniendo en cuenta los intereses, gustos, preferencias y motivaciones de los clientes, para propiciarles un buen disfrute de las acciones, Coordina con las demás áreas del establecimiento las necesidades de materiales, para el buen éxito de una actividad, debe poseer conciencia de que no es el único líder de un grupo, cualquier participante en las actividades puede asumir esta función. Por ello el recreador debe estar siempre atento para no monopolizar las situaciones

FUNCIONES DEL ENTRENADOR: Un entrenador personal es un motivador directo trabajando en total sintonía con su alumno.

Él presta supervisión directa y crea conjuntamente con el afiliado un programa único de ejercicios hecho con base en sus características y objetivos específicos

Es un profesional con elevados conocimientos teóricos, prácticos y técnicos.
Ofrece un servicio integral y completo, buscando la máxima eficiencia (procesos) y más alta eficacia (resultados).

Se enfoca en sus propios objetivos y se compromete con usted para alcanzarlos.
Siempre tendrá acompañamiento profesional para su ejercicio asegurando una mejor calidad de vida.

Mínimas posibilidades de riesgo y lesión.

Propone variedad en los planes de ejercicio evitando la monotonía.

Es un formador y orientador: no se limita a ayudar durante el entrenamiento, intenta que aprenda y saque lo mejor de sus capacidades.

Ayuda a generar conciencia y hábitos de vida saludables.
Siempre sabe cuánto se ha logrado y cuánto hace falta, da un feedback continuo.
Alienta, exige y trabaja siempre para usted y su bienestar.

FUNCIONES DEL MASAJISTA: Debe saber escuchar y observar antes de empezar a trabajar. Ser dueño de un "saber estar" ante su cliente, con discreción y procurando una buena armonía. Algo muy básico: observar siempre una apariencia agradable y unas buenas reglas de higiene tanto personal como del instrumental y la consulta. Mantener una actitud abierta, saber percibir al paciente, interpretarle, saber que es lo que quiere y que le conviene. Dar de esta manera un masaje personalizado. Tener por supuesto unas buenas manos. Tratar de ahorrar al paciente: tiempo, dinero y sobre todo dolor.

PERFILES

Gerente: La persona que desempeña el rol gerencial tiene que desenvolverse como administrador, supervisor, motivar. El gerente es el gran ejecutivo, el ejecutivo que ocupa una posición de direcciones la gestión de la empresa.

El Gerente dirige la empresa con apoyo de la organización para coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización, dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos.

Algunos factores que consideramos favorecen una buena labor gerencial son: motivación para dirigir, inteligencia, capacitación de análisis y síntesis, orientación a los resultados, capacidad de escucha, capacidad de comunicación, espíritu de observación, capacidad de trabajo, dotes de mando, espíritu de lucha, perseverancia y constancia, capacidad de liderazgo, fortaleza mental y física, integridad moral y ética, espíritu crítico.

El gerente tiene que tener como objetivos: posición en el mercado, innovación, productividad, recursos físicos y financieros, rentabilidad, rendimientos de beneficios, actuación y desarrollo gerencial, actuación y actitud del trabajador, responsabilidad social.

JUNTA DIRECTIVA: Necesitan amplios conocimientos sobre la administración de organizaciones, actuando de forma prudente.

Un buen candidato a miembro de este grupo gobernante es alguien que se interesa por la misión de la organización, que está dispuesto a trabajar en equipo, y que se encuentra en posición de poder hacer contribuciones monetarias a la organización o de conseguir a otros que lo harán. Invitar a destacados miembros de la comunidad a formar parte de su organización puede atraer mucho interés, entusiasmo, y prestigio a su organización.

También es recomendable que algunos de los miembros de su junta directiva sean reconocidos en el campo en el cual funciona su organización y puede ser sumamente beneficioso si otros tienen pericia o conocimientos en tales áreas.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:

Habilidades:

• Visión general de los objetivos y estrategias de una organización

• Aplicar sus conocimientos en forma crítica en el análisis e interpretación de estados financieros.

• Conducir y participar en grupos. Multidisciplinarios para fundamentar toma de decisiones.

• Asesorar en materia contable, fiscal y financiera

• Manejar documentación hacendaria y diseñar procedimientos acorde a disposiciones fiscales vigentes

• Operar sistemas de cómputo y comunicación para el proceso de la información financiera

• Fundamentar toma de decisiones basados en el análisis de la información financiera.

· Analizar las tendencias contables, fiscales y financieras que se han desarrollado.

· Aplicar técnicas contables, fiscales y financieras a los diferentes problemas de estas áreas.

· Combinar conocimientos de diversas disciplinas: Contabilidad, administración, derecho, economía, informática matemáticas psicología y sociología para solucionar problemas financieros.

DEPARTAMENTO DE RELACIONES HUMANAS: Educación: Requiere grado universitario a nivel de licenciatura en Administración de Empresas o Administración de Recursos Humanos.

Experiencia: Trabajos relacionados con el área de Administración de Recursos Humanos. Habilidad manual: Precisa de habilidad para el manejo de equipo de oficina, equipo de cómputo, herramientas o instrumentos propios del trabajo, manejo de vehículos. Relaciones del puesto: Participación en comités de alto nivel, comisiones de trabajos permanentes, con funcionarios por razones de recomendaciones o asesoría a niveles inferiores. Atención y resolución de reclamos. Supervisión del personal: Supervisar y coordinar directamente a empleados.

Debe buscar soluciones a problemas y análisis de trabajo. El encargado debe estar preparado para soportar tensiones por presión para realizar actividades incluso en horas inhábiles.

DEPARTAMENTO DE RECREACIÓN: Para ingresar se requiere tener entre 18 y 25 años de edad, estar actualmente estudiando una carrera universitaria, creer que puede desempeñar funciones de entretenimiento y una fotografía 3 x 4 en color reciente.

Es un profesional con elevados conocimientos teóricos, prácticos y técnicos.
Ofrece un servicio integral y completo, buscando la máxima eficiencia (procesos) y más alta eficacia (resultados).
Se enfoca en sus propios objetivos y se compromete con usted para alcanzarlos.
Siempre tendrá acompañamiento profesional para su ejercicio asegurando una mejor calidad de vida.
Mínimas posibilidades de riesgo y lesión.
Propone variedad en los planes de ejercicio evitando la monotonía.
Es un formador y orientador: no se limita a ayudar durante el entrenamiento, intenta que aprenda y saque lo mejor de sus capacidades.
Ayuda a generar conciencia y hábitos de vida saludables.
Siempre sabe cuánto se ha logrado y cuánto hace falta, da un feedback continuo.
Alienta, exige y trabaja siempre para usted y su bienestar.

MASAJISTA: Debe tener en su haber la formación y el diploma de una escuela acreditada. Conviene destacar que no existe nada a nivel oficial, pero si podemos pedir la homologación por asociaciones acreditadas (ver Asociaciones) .El tiempo de formación empleado dependerá del tipo de técnica, de 9 meses en quiromasaje, 3 años para shiatsu y 4 años en osteopatía. hasta 6 años en quiropraxia. Algunas escuelas exigen y dan un número de prácticas con seguimiento del profesorado, e incluyen dentro de estas horas el tratamiento de pacientes con casos difíciles.

Es importante que la formación sea multidisciplinar. Debe procurar tener una práctica y formación continuada y no dejar nunca de formarse estando al día en nuevas avances y técnicas, a través de cursos congresos y novedades. Debe tener un excelente conocimiento de anatomía, fisiología y conocer las indicaciones y contraindicaciones de cada masaje

ENTRENADOR PERSONAL: Es un profesional con elevados conocimientos teóricos, prácticos y técnicos.

• Ofrece un servicio integral y completo, buscando la máxima eficiencia (procesos) y más alta eficacia (resultados).

• Se enfoca en sus propios objetivos y se compromete con usted para alcanzarlos.

• Siempre tendrá acompañamiento profesional para su ejercicio asegurando una mejor calidad de vida.

• Mínimas posibilidades de riesgo y lesión.

• Propone variedad en los planes de ejercicio evitando la monotonía.

• Es un formador y orientador: no se limita a ayudar durante el entrenamiento, intenta que aprenda y saque lo mejor de sus capacidades.

• Ayuda a generar conciencia y hábitos de vida saludables.

• Siempre sabe cuánto se ha logrado y cuánto hace falta, da un feedback continuo.

• Alienta, exige y trabaja siempre para usted y su bienestar.